/TRI CLUB DENMARKS PRIVACY, COOKIE & GDPR POLICY

I lyset af den nye EU lov om General Data Protection Regulation (GDPR), også kaldet Persondataforordningen på dansk, har /tri club denmark udarbejdet denne hjemmeside, så du som medlem (eller kommende medlem), se hvordan vi håndtere og indsamler data om dig. Persondatafordordningen træder formelt i kraft d. 25.05.2018 og omfatter alle virksomheder og foreninger. Loven medfører regulativer, som skal fungerer som et værn mod læk af data og misbrug af personlig information. De fokuserer særligt på tilgang til og brug af data og informationer, der potentielt kan identificere personer, og omfatter mere konkret:

  • Brugerrettigheder til at kunne tilgå og rette personlige data, inklusiv retten til at blive slettet
  • Organisatorisk kontrol af data, inklusiv uddannelses- og revisionsprincipper
  • Transparensprincipper om hvordan virksomheden indsamler, bruger og opbevarer data
  • Bøder på op til DKK 150 millioner, eller 4% af virksomhedens omsætning, ved overtrædelse

Lovene er ret omfattende, selv for mindre foreninger, som /tri club denmark. Vi har forsøgt med denne side, at redegøre for hvorledes vi som klub foretager indsamling, registrering, systematisering, opbevaring, brug, videregivelse, samkøring og sletning data på hele klubbens IT-setup:

Det er vigtigt at forstå sondringen mellem alm. personoplysninger, og personoplysninger med en højere grad af beskyttelse. /tri club denmarks har kun personoplysninger med en højere grad af beskyttelse ifm. Børneattester, som kun bestyrelsen har adgang. Børneattester indeholder bl.a. CPR-nummer, som skal behandles ekstra varsomt.

DATABEHANDLERAFTALE

Dansk Triatlon Forbund har pålagt alle triatlonklubber at benytte Klubmodul til at registrere deres medlemmer i. Når du registrere dig som /tri club denmark medlem, foregår det i Klubmodul, med navn, adresse, telefonnummer, betalingskortoplysninger m.m. Da klubben benytter en ekstern samarbejdspartner, skal der foreligge en databehandleraftale mellem /tri club denmark (Dataansvarlig) og Klubmodul (Databehandler). /tri club denmark synkronisere data (brugernavn, password, navn) i klubbens WordPress løsning, som driver hjemmesiden www.tri-club.dk.

COOKIES
Ligesom mange hjemmesider, bruger vi “cookies” til at indsamle oplysninger. En cookie er en lille datafil, som vi overfører til din computers harddisk for registreringsformål. Vi kan bruge både “session” cookies og “vedvarende” cookies på hjemmesiden. Session cookies vil blive slettet fra din computer, når du lukker din browser. Vedvarende cookies forbliver gemt på din computer, indtil slettet, eller indtil de når en bestemt udløbsdato. Vi bruger session cookies for se, hvilke sider du besøger på hjemmesiden og til at forebygge svig og øget hjemmesidesikkerhed. Vi bruger vedvarende cookies for at kunne genkende dig, når du besøger hjemmesiden og til at holde styr på dine præferencer i forhold til din brug af vores hjemmeside.

 

GOOGLE ANALYTICS
Vi kan bruge Google Analytics og evt. anden analysesoftware til at analysere brugen af ​​dette website. Google Analytics genererer statistik og andre oplysninger om brug af hjemmesiden ved hjælp af cookies, som er gemt på brugernes computere. De oplysninger, der genereres i forbindelse med vores hjemmeside, bruges til at oprette rapporter om brugen af ​​hjemmesiden. Google vil gemme disse oplysninger. Googles privatlivspolitik findes på: http://www.google.com/privacypolicy.html.

Du kan instruere din browser, ved at ændre i indstillingerne til ikke at acceptere brug af cookies, eller til at spørge dig før du accepterer en cookie fra de websteder, du besøger. Hvis du ikke accepterer cookies, kan det have negativ indflydelse på anvendeligheden af ​​mange hjemmesider, herunder denne.

 

MEDLEMMER

/tri club denmark kan uden videre registrere sine medlemmer i et medlemsregister. Det enkelte medlem har ret til indsigt i oplysninger om sig selv. Der må ikke ske offentliggørelse af medlemslister på foreningens hjemmeside, men foreningens egne medlemmer må godt kende medlemslisten.

 

LEDERE OG TRÆNERE

/tri club denmark kan registrere sine ledere og trænere med de nødvendige oplysninger. Oplysninger om ledere og trænere kan behandles, uanset om de pågældende er lønnede eller ulønnede. Der kan behandles ansættelseskontrakt, CPR-nummer, oplysninger i lønforhold, bankkonti m.v. Dette kan ske uden samtykke, fordi forordningen giver specifik behandlingshjemmel til det. Nogle af oplysningerne er følsomme, så de skal behandles med omhu. Dette gælder især CPR-nummer (se næste sektion). Ledere og trænere skal orienteres om behandlingen i forbindelse med ansættelsen. Foreningen kan godt lægge en oversigt over ledere og trænere på hjemmesiden.

 

CPR-NUMMER

Foreningen må ikke registrere CPR-nummer på sine medlemmer, men kan sagtens registrere fødselsdato. På ledere og trænere kan der behandles CPR-nummer, når det er nødvendigt i forhold til skattelovgivningen og ved indhentelse af børneattester.

 

BØRNEATTESTER

Børneattester skal indhentes på trænere og ledere, der har med børn og unge under 15 år at gøre. Foreningen kan beholde dokumentationen for, at der er indhentet børneattest, så længe den pågældende person arbejder for foreningen. Dette skal oplyses

over for den pågældende. Børneattester med anmærkninger skal videregives til hovedorganisationerne. Hovedorganisationerne har udgivet en særlig vejledning om behandling af børneattester, som findes på DIF’s og DGI’s hjemmeside. Se nærmere i denne vejledning om, hvordan børneattester skal behandles.

 

SAMTYKKE

/tri club denmark skal ikke have samtykke for at behandle nødvendige oplysninger om medlemmer, ledere og trænere. Det kan derimod være nødvendigt, når det drejer sig om oplysninger med en højere grad af beskyttelse som f.eks. børneattester. Det kan også være nødvendigt, hvis foreningen vil have lov til at behandle en oplysning, efter at den ellers skulle være slettet.

 

IDRÆTSAKTIVITETERNE

/tri club denmark kan behandle oplysninger om medlemmernes deltagelse i idrætsaktiviteterne, herunder udveksle oplysningerne med den turnerings- eller stævneansvarlige organisation – landsdelsforeningen, specialforbundet eller andre turneringsansvarlige. Foreningen kan også offentliggøre egne holdopstillinger og kan offentliggøre lister over deltagere i konkurrencer, som foreningen selv arrangerer.

De samme principper gør sig gældende for deltagere i åbne konkurrencer, f.eks. løb, cykelløb, åbent vandsvømning osv., herunder aktiviteter under Bevæg dig for livet. Når der automatisk udveksles oplysninger mellem foreningen og andre dele af organisationen, skal foreningen i sin privatlivspolitik oplyse medlemmerne om dette.

 

BILLEDER PÅ HJEMMESIDEN

Nogle billeder må offentliggøres på /tri club denmark hjemmeside, andre må ikke. Almindelige situationsbilleder fra idrætsaktiviteterne og fra foreningens sociale liv, kan som udgangspunkt frit lægges på hjemmesiden uden samtykke. Også selv om de enkelte personer kan genkendes. Men hvis et situationsbillede kan udstille eller krænke en person, kræver offentliggørelsen samtykke. Det kan f.eks. være tilfældet med billeder fra en klubfest, hvor to personer kysser hinanden.

 

BOGFØRINGSBILAG

Bogføringsbilag skal /tri club denmark efter bogføringsloven gemme i 5 år fra udløbet af det regnskabsår, som bilaget drejer sig om. Det gælder f.eks. lønbilag og bilag om udbetalt omkostningsgodtgørelse.

 

HELBREDSOPLYSNINGER

Helbredsoplysninger er følsomme oplysninger. Det gælder f.eks. oplysninger om, at en udøver lider af astma eller har en korsbåndsskade. Sådanne oplysninger må /tri club denmark som regel kun behandle med samtykke, og oplysningerne skal slettes straks, når de ikke længere er nødvendige. For trænere kan relevante helbredsoplysninger behandles i medfør af ansættelseskontrakten.

 

VIDEREGIVELSE TIL SPONSORER OG ANDRE VIRKSOMHEDER

/tri club denmark må ikke videregive medlemsoplysninger til en privat virksomhed, der gerne vil markedsføre produkter over for foreningens medlemmer. Sådan en videregivelse vil kræve samtykke fra det enkelte medlem. Som idrætsforening sender vi heller ikke markedsføringsmateriale på vegne af en virksomhed til medlemmerne, uden at hvert enkelt medlem på forhånd har givet sit samtykke. Dog vil vi reklamere vi for produkter igennem nyhedsbreve, Facebook, YouTube, Twitter eller på anden måde i elektronisk form, uden samtykke.

 

SLETNING AF OPLYSNINGER

/tri club denmark må kun opbevare personoplysninger, så længe det er relevant, set i forhold til det oprindelige saglige formål med at have oplysningerne. Som dataansvarlig har vi således løbende mulighed for at slette slette de oplysninger, der ikke længere tjener det oprindelige saglige formål. Oplysninger om medlemskab af foreningen kan af administrative grunde gemmes i op til 1 år efter ophør af medlemskab. Almindelige oplysninger om ulønnede trænere og ledere kan tilsvarende gemmes i op til 1 år efter, at den pågældende er ophørt med sit virke. Relevante oplysninger om lønnede trænere for opfølgning og stillingtagen til eventuelle krav kan altid gemmes i 5 år efter fratræden. Oplysninger om idrætsdeltagelse og præstationer samt lederhverv i foreningen kan dog altid gemmes, så længe de har historisk værdi.

 

BØRN OG UNGE

I nogle tilfælde kan børn og unge selv, altså uden forældresamtykke, afgive oplysninger til en dataansvarlig. Typisk vil en forening derfor lovligt kunne behandle oplysninger fra unge over 15 år. /tri club denmark kan uden forældreinddragelse videregive personoplysninger om børnene, når det er nødvendigt af hensyn til idrætsudøvelsen (til stævnearrangør, turneringsledelse, til udstyrsleverandør osv.).

 

ÆNDRINGER I VILKÅR OG POLITIKKER

Vi kan opdatere denne privatlivspolitik fra tid til anden ved at udgive en ny version på vores hjemmeside. Du bør tjekke denne side lejlighedsvis for at sikre, at du er tilfreds med eventuelle ændringer.

 

DINE RETTIGHEDER
Det at have et login til hjemmesiden, er synonym med det at være klubmedlem (og have et login til Klubmodul). Da vi synkroniserer ca. 1. gang i minuttet mellem vores hjemmeside og klubmodul, for at verificere dig som betalende medlem, kan du ikke slettes på www.tri-club.dk. Klubben har ret til at gemme og opbevarer din data i tre år fra udmeldelsesdatoen til brug for bla. tilskud fra kommunen.

I alle tilfælde opbevares dele af dine personoplysninger i overensstemmelse med bogføringslovens § 10, stk. 1, i 5 år fra udgangen af det regnskabsår, som materialet vedrører. Herefter slettes de.

 

TREDJEPARTS HJEMMESIDER
Hjemmesiden kan indeholde links til andre hjemmesider. Vi er ikke ansvarlige for tredjeparts websteder politik eller praksis omkring personoplysninger.

 

KONTAKT
Hvis du har spørgsmål om denne politik eller vores behandling af dine personoplysninger, så kontakt os på info@tri-club.dk

Martin Andersen
Email: martinandersen1@mac.com
Telefon: 31121122

Dataansvarlige
/tri club denmark
Nygårdsvej 7A. 3 sal
2100 København Ø
Telefon: 41381189
CVR:

Den registeransvarlige for de indsamlede oplysninger på denne hjemmeside er

Databehandler
Klubmodul ApS
Dalbygade 40A, 2 sal
6000 Kolding og Industrivej 21, 1.
3550 Slangerup
Telefon: 35113639
CVR-nummer: 31501512
klubmodul.dk